Enregistrements téléphoniques : l’AMF appelle les sociétés de gestion à rester vigilantes

L’Autorité des marchés financiers vient de publier les conclusions de contrôles SPOT réalisés auprès de cinq sociétés de gestion, portant sur leurs pratiques entre 2023 et 2025. L’examen concernait l’enregistrement des conversations téléphoniques, leur conservation, leur sécurité et les procédures de contrôle.

Le téléphone occupe désormais une place réduite dans la transmission des ordres. Selon un questionnaire mené à l’été 2025, seules 19 % des sociétés répondantes utilisent encore ce canal, généralement pour une faible part de leurs opérations.

Cette utilisation occasionnelle ne réduit pourtant pas les exigences de conformité. Elle peut même fragiliser la maîtrise des procédures par les équipes. Les conversations concernées doivent rester accessibles et traçables, tout en respectant les règles de protection des données personnelles.

Parmi les bonnes pratiques relevées, l’AMF cite une conservation des enregistrements pendant cinq ans, prolongeable à sept ans sur demande de l’autorité compétente. Elle souligne également l’intérêt de préciser les fonctions enregistrées, de former régulièrement les collaborateurs et d’écouter chaque trimestre un échantillon d’ordres téléphoniques.

À l’inverse, des procédures dispersées, l’absence de vérification des applications d’enregistrement sur les mobiles ou de contrôles internes dédiés constituent des faiblesses. Le régulateur relève aussi les difficultés d’accès lorsque la consultation des conversations nécessite l’intervention d’un service technique.